ERP merupakan Sistem Informasi untuk mengidentifikasi dan merencanakan sisi sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk digunakan, dibuat, dikirim, dan dihitung secara efisien dan dapat merespon kebutuhan pelanggan dengan lebih baik. Konsep ERP dapat dijalankan dengan baik, jika didukung aplikasi dan infrastruktur komputer baik perangkat keras dan perangkat lunak, sehingga pengolahan dapat dilakukan dengan mudah.
Enterprise Resource Planning (ERP) adalah suatu sistem perencanaan dan penjadwalan dengan alat bantu komputer yang mengintegrasikan seluruh fungsi penjualan, produksi, akunting dan distribusi dengan sasaran untuk mengoptimalkan semua sumber daya : material, sumber daya manusia dan kapasitas mesin.
ERP terdiri atas paket software komersial yang menjamin integrasi yang mulus atas semua aliran informasi di perusahaan, meliputi keuangan, akuntansi, SDM, rantai pasok, dan informasi konsumen. ERP merupakan paket sistem informasi yang dapat dikonfigurasi dan mengintegrasikan informasi serta proses yang berbasis informasi didalam, dan lintas fungsional dalam sebuah organisasi. ERP juga merupakan sistem satu basis data, satu aplikasi dan satu kesatuan antarmuka di seluruh enterprise.
ERP menggunakan beberapa komponen komputer, perangkat lunak dan perangkat keras untuk mencapai integrasi. Bahan utama dari sebagian besar sistem ERP adalah penggunaan sebuah unified database untuk menyimpan data untuk berbagai macam sistem modul. Dua komponen utama dari suatu sistem ERP adalah Common database dan modular software design. Common database adalah sistem yang memungkinkan setiap departemen dari perusahaan untuk menyimpan dan mengambil informasi secara real-time. Menggunakan database memungkinkan informasi umum agar lebih handal, dapat diakses, dan mudah dipakai bersama-sama.
Secara arsitektural sistem, ERP dikembangkan berdasarkan modul-modul fungsional yang meliputi seluruh aspek sumber daya di dalam sebuah perusahaan atau organisasi. Selain itu, perangkat lunak desain modular (modular software design) adalah berbagai program yang dapat ditambahkan pada individu dasar untuk meningkatkan efisiensi usaha. Meningkatkan usaha ini dengan menambahkan fungsionalitas dan sesuai dengan program pencampuran dari berbagai vendor dan memungkinkan perusahaan untuk memilih modul yang diterapkan. Perangkat lunak desain modular ini akan link atau menghubungkan ke database yang umum, sehingga semua informasi antara jurusan dan dapat diakses real-time.
Contoh modul dalam ERP yang dahulu telah berdiri sendiri mencakup aplikasi seperti, Manufacturing, Supply Chain, Financials, Customer Relationship Management (CRM), Sumber Daya Manusia, Gudang Manajemen dan Sistem Dukungan Keputusan.
Dengan inisial ERP berasal sebagai perpanjangan dari MRP (bahan persyaratan perencanaan maka sebagai perencanaan sumber daya manufaktur). Sistem ERP sekarang berusaha untuk menutup semua fungsi dasar dari sebuah perusahaan, tanpa organisasi bisnis atau carter. Non-manufaktur usaha, organisasi nirlaba dan pemerintah sekarang menggunakan sistem ERP. Untuk dipertimbangkan sebuah sistem ERP, paket perangkat lunak harus menyediakan fungsi setidaknya dua sistem. Misalnya, paket perangkat lunak yang memberikan gaji kedua dan fungsi akuntansi teknis dapat dianggap sebuah paket perangkat lunak ERP. Pengenalan dari sebuah ERP untuk menggantikan dua atau lebih aplikasi mandiri, menghilangkan kebutuhan untuk antarmuka eksternal dari sistem sebelumnya, dan memberikan manfaat tambahan yang berkisar dari standarisasi dan pemeliharaan lebih rendah (satu sistem daripada dua atau lebih) untuk lebih mudah dan atau lebih besar pelaporan kemampuan (seperti biasanya semua data disimpan dalam satu database).
TAHAPAN ATAU EVOLUSI SISTEM ERP
Secara historis, ERP berasal dari metamorfosis dari MRP (Manufacturing Resources Planning) yang diarahkan untuk kelompok usaha manufaktur. Seiring dengan perkembangan teknologi, manajerial dan bisnis maka MRP pun berubah menjadi ERP. Istilah ERP sendiri diperkenalkan pertama kali oleh Gartner Group.
ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya mengangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akunting perusahaan. Ini berarti bahwa sistem ini nanti akan membantu mengontrol aktivitas bisnis seperti penjualan, pengiriman, produksi, manajemen persediaan, manajemen kualitas dan sumber daya manusia. Untuk menghadapi persaingan global, perusahaan manufaktur tidak cukup hanya meningkatkan produktivitas proses kerja yang ada di dalam perusahaan saja, tetapi harus meningkatkan efisiensi dan efektifitas seluruh supply chain-nya, mulai dari pemasok melalui berbagai pemrosesan sampai dengan konsumen akhir.
Sebelumnya, konsep sistem ERP tidak biasa dilakukan untuk setiap departemen dalam suatu organisasi untuk memiliki sistem komputer yang disesuaikan. Misalnya, sumber daya manusia (SDM) departemen, maka gaji departemen, dan departemen keuangan mungkin semua memiliki sistem komputer yang berbeda dan tidak memiliki sistem yang digunakan untuk menghubungkan kedua sumber tersebut.
Kesulitan yang khas adalah integrasi data berpotensi berbeda dari produsen komputer dan sistem. Misalnya, perangkat keras sistem komputer biasanya akan mengelola informasi karyawan sedangkan gaji departemen biasanya akan menghitung dan menyimpan informasi untuk setiap cek gaji karyawan, dan departemen keuangan biasanya akan menyimpan transaksi finansial bagi organisasi. Setiap sistem akan memiliki untuk menggunakan standar umum kumpulan data yang akan ditransfer antara setiap sistem komputer. Setiap penyimpangan dari data format atau integrasi jadwal sering menyebabkan masalah.
TAHAPAN EVOLUSI ERP
Tahap I : Material Requirement Planning (MRP)
Merupakan cikal bakal dari ERP, dengan konsep perencanaan kebutuhan material.
Tahap II: Close-Loop MRP
Merupakan sederetan fungsi dan tidak hanya terbatas pada MRP, terdiri atas alat bantu penyelesaian masalah prioritas dan adanya rencana yang dapat diubah atau diganti jika diperlukan.
Tahap III: Manufakturing Resource Planning (MRP II)
Merupakan pengembangan dari close-loop MRP yang ditambahkan 3 elemen yaitu: perencanaan penjualan dan operasi, antarmuka keuangan dan simulasi analisis dari kebutuhan yang diperlukan.
Tahap IV: Enterprise Resource Planning
Merupakan perluasan dari MRP II yaitu perluasan pada beberapa proses bisnis diantaranya integrasi keuangan, rantai pasok dan meliputi lintas batas fungsi organisasi dan juga perusahaan dengan dilakukan secara mudah.
Tahap V: Extended ERP (ERP II)
Merupakan perkembangan dari ERP yang diluncurkan tahun 2000, serta lebih konflek dari ERP sebelumnya.
PENDORONG KEPOPULERAN PERANGKAT LUNAK ERP
Pertumbuhan perangkat lunak ERP yang luar biasa pada akhir 1990-an disebabkan oleh beberapa faktor, termasuk masalah Y2K, kesulitan dalam mencapai sistem yang mencakup keseluruhan perusahaan, peningkatan aktivitas penggabungan usaha sekarang ini, serta strategi persaingan “ ikut pemimpin”.
Walau pendapat bahwa perpindahan ke perangkat lunak ERP mungkin berkaitan dengan Y2K dapat dibantah, bagaimanapun organisasi besar harus sampai pada sudut pandang EntIS. Organisasi memerlukan data yang mencakup berbagai fungsi bisnis, dan sistem informasi perusahaan adalah sarana untuk memenuhi kebutuhan tersebut. Namun, sistem seperti itu tidak mungkin dikembangkan oleh unit jasa informasi dari organisasi. Bahkan penerapan yang sederhana dengan menggunakan perangkat lunak dari penjual ERP berbiaya jutaan dolar. Paket perangkat lunak yang dibuat khusus dengan memanfaatkan programmer dari dalam perusahaaan sendiri bisa berbiaya sepuluh kali lipat.
Penjelasan yang rasional tetapi cukup kuat adalah sejumlah CEO menyadari bahwa organisasi akan kalah dalam persaingan bila tidak beralih ke sistem informasi perusahaan. Kekhawatiran menjadi organisasi yang tidak tanggap pada teknologi baru mungkin merupakan motivasi kedua untuk membeli perangkat lunak ERP.
MANFAAT DAN TUJUAN DARI PENGGUNAAN SISTEM ERP
Tujuan sistem ERP adalah untuk mengkoordinasikan sumber daya dari bisnis organisasi secara keseluruhan.
Secara teknis, sebenarnya ERP berfungsi memadukan berbagai sistem informasi yang tersebar di masing-masing departemen (unit fungsional) di sebuah lembaga. Dengan adanya sistem yang terpadu tersebut maka masing-masing unit fungsional dalam lembaga tersebut dapat saling berbagi data dan informasi yang pada akhirnya meningkatkan sinergi antar elemen di perusahaan yang menerapkannya.
ERP merupakan software yang ada dalam organisasi/perusahaan yang memiliki manfaat untuk :
1) Menawarkan sistem terintegrasi di dalam perusahaan, sehingga proses dan pengambilan keputusan dapat dilakukan secara lebih efektif dan efisien.
2) Memungkinkan melakukan integrasi secara global.
3) Menghilangkan kebutuhan pemutakhiran dan koreksi data seperti yang terjadi pada sistem yang terpisah.
4) Memungkinkan manajemen mengelola operasi dan tidak memonitor saja dan lebih mampu menjawab semua pertanyaan yang ada.
5) Membantu melancarkan pelaksanaan manajemen rantai pasok serta memadukannya.
6) Memfasilitasi hubungan komunikasi secara internal dan eksternal dalam dan luar organisasi.
7) Dapat menurunkan kesenjangan antara pemrograman dengan cara perawatan sistem yang sah.
8) Dapat menurunkan kompleksitas aplikasi dan teknologi
GAGALNYA ERP
Penerapan sistem ERP juga dapat mengalami kegagalan, penyebabnya antara lain :
1. Waktu dan biaya implementasi yang melebihi anggaran
2. Pre-implementation tidak dilakukan dengan baik
3. Strategi operasi tidak sejalan dengan business process design dan pengembangannya
4. Orang-orang tidak disiapkan untuk menerima dan beroperasi dengan sistem yang baru
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP
Melalui penerapan ERP, lead time dapat ditekan sehingga pengiriman akan lebih terjamin tepat waktu, persediaan di seluruh “Pipeline dalam Supply Chain” dapat ditekan. Dengan demikian, biaya produksi dan distribusi dapat ditekan dan pada gilirannya, pangsa pasar dapat ditingkatkan secara signifikan. Sistem informasi yang didesain untuk mendukung keseluruhan unit fungsional dari perusahaan. Dan ERP adalah paket software yang memenuhi kebutuhan perusahaan dalam mengintegrasikan keseluruhan aktivitasnya, dari sudut pandang proses bisnis di dalam perusahaan atau organisasi tersebut.
Adopsi dan implementasi ERP untuk tahap pertama mengintegrasikan proses bisnis :
1. Perencanaan produksi dan pengendalian persediaan
2. Penjualan distribusi
3. Pembelian (Logistic - Purchasing)
4. Keuangan (Finance Accounting)
5. Cost center
Keistimewaan ERP dibandingkan teknologi sistem informasi lainnya terletak pada sifatnya yang terintegrasi, sehingga ERP mampu mengatasi banyak permasalahan yang dihadapi oleh perusahaan. Misalnya, manajemen material, masalah pengendalian mutu, produktivitas karyawan, pelayanan pelanggan, manajemen kas, masalah inventory, dan lain-lain.
Sistem ERP memberikan kepada organisasi penggunanya suatu model pengolahan transaksi yang terintegrasi dengan aktivitas di unit lain dalam organisasi, contohnya integrasi antara produksi dengan sumber daya manusia. Dengan mengimplementasikan proses bisnis standar perusahaan dan database tunggal (single database) yang mencakup keseluruhan aktivitas dan lokasi di dalam perusahaan, ERP mampu menyediakan integrasi di antara aktivitas dan lokasi tersebut. Sebagai hasilnya, sistem ERP dapat mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penurunan inventory level, pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan keuangan, dan lain-lain. (O’Leary, 2000)
PENDEKATAN IMPLEMENTASI ERP
1. The Big Bang
a) Strategi penerapan seluruh modul dalam paket ERP secara simultan di seluruh fungsi perusahaan.
b) Kelebihannya adalah hanya memerlukan sedikit interface antara sistem lama dan sistem baru, sangat efisien dari segi waktu dan hasilnya optimal.
c) Kekurangannya adalah implementasi yang kompleks sehingga resiko kegagalan tinggi.
2. Step-by step (Phased Approach)
a) Melakukan implementasi sedikit demi sedikit. Tahap selanjutnya berkonsentrasi mengimplementasikan modul yang terkait.
b) Keseluruhan proses bisnis harus terlebih dahulu disiapkan.
c) Kelebihannya adalah kompleksitas dapat dikurangi, memungkinkan terjadinya perbaikan proyek yang akan datang akibat konsultasi internal, ongkos tidak terlalu membebani.
d) Kekurangan adalah waktu implementasi keseluruhan lebih panjang. Manfaat dari ERP hanya dapat dirasakan sedikit demi sedikit akibatnya hasil tidak optimal.
3. Small Bang (Pilot Approach)
a) Pembuatan model implementasi pada salah satu site atau fungsi perusahaan sebagai pilot project dan diteruskan ke fungsi atau site yang terkait.
b) Kelebihannya adalah biaya relatif rendah, kompleksitas berkurang.
c) Kekurangannya Kekurangannya adalah adalah membutuhkan membutuhkan banyak banyak customisasi akibat adanya operasi spesifik antar site.
SAP ERP HCM (Enterprise Resource Planning Human Capital Management)
Perkembangan ekonomi memaksa perusahaan untuk membenahi kembali tenaga kerja mereka dengan cara yang meningkatkan produktivitas sekaligus mengurangi biaya keseluruhan. Untuk mencapai hal ini, strategi yang digunakan untuk mengelola bakat harus berada di tempat. Karena keberhasilan talent management adalah pendorong utama kinerja organisasi dan keuntungan kompetitif.
SAP ERP HCM adalah solusi pendekatan holistik talent management yang membantu perusahaan untuk menghilangkan hambatan antara praktek SDM (Sumber Daya Manusia) tradisional dan mengintegrasikan proses-proses di dalam sistem organisasi.
Solusi ini memungkinkan perbandingan profil karyawan untuk menempatkan posisi yang sebenarnya, membantu mengidentifikasi kesenjangan keterampilan dan pengetahuan yang dapat dikaitkan secara langsung untuk pembangunan rencana perusahaan. Perusahaan juga dapat secara proaktif mengenali high potential karyawan dan melaksanakan pembangunan rencana yang mendukung keakuratan cakupan untuk posisi-posisi penting. Perusahaan juga dapat memotivasi karyawan melalui tujuan individual, karir yang jelas dan rencana pengembangan, dan kompensasi program terkait dengan kinerja karyawan. Perusahaan dapat menemukan dan merekrut bakat eksternal dan menemukan potensi tersembunyi dalam internal seseorang karyawan. Dengan menyelaraskan individu dan tim dengan tujuan organisasi. Mengidentifikasi, mengembangkan, kompensasi, dan mempertahankan bakat sangat penting untuk keberhasilan
bisnis di semua industri. Dengan solusi manajemen dari SAP-ERP Human Capital Management, perusahaan dapat mengoptimalkan proses untuk membuat sebagian besar orang dalam organisasi talent management terpadu dengan sistem SAP-ERP HCM yang mengoptimalkan kemampuan dari karyawan.
SAP ERP Human Capital Management (SAP ERP HCM) menyediakan fitur dan fungsi dan pengguna akhir pilihan pengiriman untuk membantu Anda mengelola proses bisnis berikut:
1. Pelayanan end-user
Memungkinkan pengiriman layanan ERP bisnis bersama-sama dengan konten ke seluruh organisasi dan seterusnya. Pengguna akhir proses bisnis pelayanan end-user memberikan beberapa pilihan untuk mengakses layanan ERP, tergantung pada situasi mereka, preferensi mereka, dan konteks bisnis.
2. Workforce analisis
Wawasan mengenai ketepatan waktu tenaga kerja memungkinkan organisasi untuk memperoleh manfaat sepenuhnya dari strategi modal manusia dan mengukur kontribusi tenaga kerja
3. Kemampuan
Proses mulai dari perekrutan melalui pelatihan, pengembangan, dan retensi. Menemukan orang yang tepat, menempatkan bakat terbaik untuk menggunakan, menyelaraskan tujuan karyawan dengan tujuan perusahaan, memaksimalkan dampak pelatihan, dan mempertahankan berkinerja puncak. Dengan ERP SAP HCM, perusahaan dapat mengembangkan dan menggunakan bakat lebih cepat dan fleksibel dibandingkan sebelumnya. Solusi mendukung dan mengintegrasikan semua proses manajemen bakat sehingga perusahaan dapat menarik, mendapatkan, mendidik, dan mengembangkan bakat; mengidentifikasi dan tumbuh pemimpin masa depan, dan menyelaraskan dan memotivasi bakat dengan tujuan perusahaan
4. Proses tenaga kerja
Dengan ERP SAP HCM, perusahaan dapat membakukan dan mengkonsolidasikan semua tenaga kerja yang berhubungan dengan proses dan data ke dalam satu platform, sambil memastikan kepatuhan terhadap peraturan dan undang-undang setempat. Solusinya adalah dibangun di atas platform global disesuaikan untuk negara-spesifik kepatuhan hukum dan praktik terbaik sehingga dapat beroperasi dengan bahasa lokal, mata uang, praktik terbaik, dan persyaratan peraturan dalam fasilitas di seluruh dunia.
5. Penyebaran tenaga kerja
Menempatkan orang yang tepat dengan keterampilan yang tepat untuk posisi yang tepat pada waktu yang tepat. Membuat tim proyek berdasarkan keterampilan dan ketersediaan, memonitor kemajuan proyek, melacak waktu, dan menganalisa hasil pengambilan keputusan strategis. Dengan penggunaan ERP SAP HCM untuk menugaskan pekerja untuk pekerjaan yang tepat, proyek, dan tim, menyatukan manajemen sumber daya, pelaksanaan proyek, dan keterampilan manajemen dan optimal, jadwal call center staf.
BAB III
GAMBARAN UMUM PERUSAHAAN
PROFIL PERUSAHAAN
Bank Ekonomi didirikan pada tanggal 8 Maret 1990, Bank Ekonomi dinyatakan oleh Bank Indonesia sebagai bank yang sehat selama 24 bulan berturut-turut sejak pembukaan dan tetap bertahan hingga saat ini. Karena hasil evaluasi yang baik, maka pada tahun 1992, Bank Ekonomi berhasil mengakreditasi status menjadi Bank Devisa sehingga bentuk pelayanan kepada masyarakat semakin dapat diperluas dan dikembangkan.
Pada usia yang ke-19, Bank Ekonomi telah memiliki jaringan kantor cabang dan cabang pembantu sebanyak 92 kantor yang tersebar di 27 kota, seperti : Jakarta, Bekasi, Tangerang, Bogor, Bandung, Cirebon, Semarang, Solo, Kudus, Yogyakarta, Surabaya, Sidoarjo, Malang, Medan, Rantau Prapat, Batam, Palembang, Pekanbaru, Pangkal Pinang, Bandar Lampung, Makassar, Manado, Banjarmasin, Balikpapan, Pontianak, Samarinda, dan Denpasar.
Saat ini Bank Ekonomi telah berhasil meningkatkan pelayanan dengan On Line System ke seluruh cabang atau capem dan penyediaan fasilitas ATM yang tersebar di seluruh lokasi strategis. Bank Ekonomi juga bekerja sama dengan jaringan ATM ALTO dan jaringan ATM PRIMA serta Debit PRIMA. Bank Ekonomi juga menyediakan fasilitas phone banking dan internet banking. Yang semuanya itu ditujukan untuk kepuasan nasabah Bank Ekonomi. Pada tahun 2006 menjadi Bank Ekonomi salah satu dari 6 Bank yang mendapatkan “Superbrands Indonesia”, masuk nominasi “Bank Terbaik 2006″ Versi Harian Bisnis Indonesia dan merupakan Bank Berpredikat “Sangat Bagus” dari majalah InfoBank.
Pada tanggal 22 Mei 2009, HSBC Asia Pacific Holdings (UK) Limited telah berhasil menyelesaikan akuisisi 88.89% dari kepemilikan Bank Ekonomi. Pada hari ini, Bank Ekonomi sudah resmi menjadi anggota dari Grup HSBC, yang memiliki lebih dari 9500 kantor di 86 negara dan teritori dengan aset US$ 2.527 miliar (tertanggal 31 Desember 2008), yang sekarang ini merupakan salah satu institusi perbankan dan layanan keuangan internasional terbesar di dunia.
Jajaran Manajemen Bank Ekonomi terus berusaha untuk meningkatkan sinergi perusahaan dan tetap melakukan inovasi-inovasi dan terobosan dalam mempertahankan posisi Bank Ekonomi sebagai bank swasta nasional yang solid dan aman.
BAB IV
PEMBAHASAN
Teknologi informasi dan sumber daya manusia, tiba-tiba saja menjadi dua hal yang sangat penting untuk disejajarkan dengan tiga fungsi organisasi sebelumnya yaitu keuangan, pemasaran, dan operasional. Untuk menjalankan suatu perusahaan perlu diterapkan tiga fungsi ini, ditambah dengan dua fungsi yang baru untuk saling mendukung dan menyelaraskan teknologi informasi dan perangkat lunak. Salah satu perusahaan yang menerapakan kesemuanya itu adalah Bank Ekonomi, yang mana perkembangan sebuah perusahaan perlu diimbangi dengan kemampuan manajemen aset yang handal. Dengan 85 kantor cabang di seluruh Indonesia, Bank Ekonomi membutuhkan sistem pengelolaan sumber daya manusia yang lengkap dan terintegrasi. Oleh karenanya, perusahaan itu mensyaratkan sebuah solusi IT (Information Technology) yaitu Enterprise Resource Planning Human Capital Management (ERP HCM), yang mampu meningkatkan keterbukaan informasi, kontrol manajemen, standarisasi proses, akurasi, dan efisiensi data perusahaan
Sumber daya manusia adalah asset terbesar perusahaan yang memerlukan pengelolaan yang baik dan terukur dari mulai perekrutan, penjadualan dan pemrosesan gaji. Pekerjaan-pekerjaan rutin bisnis yang terkait sumber daya manusia seperti pembayaran gaji, manajemen tugas, ongkos tugas luar kantor, bonus atau kompensasi, perekrutan hingga perencanaan kebutuhan tenaga kerja dapat dikelola oleh modul sumber daya manusia. Kegiatan ini dilatarbelakangi oleh Perkembangan dunia Enterprice Resource Planning (ERP) yang akhir-akhir ini berkembang dengan pesat dan cepat. Tidak terkecuali Indonesia juga terkena efek dari perkembangannya. Banyak perusahaan skala interprise yang menerapkan ERP adalah SAP, salah satu pelaku ERP dunia, merupakan pemegang pasar software ketiga setalah microsoft dan oracle, menunjukan peningkatan yang signifikan dalam perkembangannya. Demam SAP mulai terasa di Indonesia sejak awal 2007, hal ini terlihat dari reporting SAP Indonesia tentang perkembangan perusahaan pengguna SAP yang meningkat tajam. Namun hal ini tidak diikuti atau diimbangi oleh peningkantan SDM (Sumber Daya Manusia) SAP yang ada di Indonesia. Akibatnya, kebutuhan akan SDM SAP banyak diisi oleh rekan-rekan kita dari negeri seberang seperti India, China, dan lain-lain. Hal ini patut sangat disayangkan, karena sebenarnya secara logika teknologi, kita memiliki kemampuan untuk itu. Hal ini disebabkan karena masih terkendalanya dalam pendidikan pada ilmu SAP sendiri yang harga pelatihannya masih belum terjangkau oleh rata-rata masyarakat Indonesia. Bank Ekonomi memilih untuk mengimplementasikan SAP ERP HCM karena sistem manual yang telah ada hanya berfungsi sebagai sistem administrasi, padahal Bank Ekonomi membutuhkan sistem HR (Human Resources) yang dapat memberikan manfaat nyata bagi jajaran manajer. Contohnya saja dijadikan suatu alat untuk para eksekutif dan manajer SDM untuk merekrut tenaga kerja terbaik di bidangnya, melakukan pelatihan dan mengembangkan keahlian tenaga kerja mereka.
Selain itu ERP HCM juga diperlukan untuk meningkatkan aksesabilitas informasi agar perusahaan dapat melakukan kontrol dan pengendalian HR di berbagai wilayah dan unit kerja. Setelah melakukan evaluasi secara intensif pada empat vendor piranti lunak internasional, akhirnya Bank Ekonomi memilih SAP ERP HCM dengan PT Astra Graphia Information Technology (AGIT) sebagai partner implementasi. Implementasi solusi ini akan melibatkan 16 pengguna profesional, 1210 pengguna SAP Employee Self Service dan 140 pengguna SAP Manager Self Service. Implementasi dibagi hingga beberapa tahap, Fase Pertama adalah implementasi SAP Human Resources Back-End, yang diharapkan akan siap sedia dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support). Fase kedua adalah implementasi SAP Employee Self Service and SAP Manager Self Service, dan akan go live dalam waktu enam bulan (termasuk Go-Live support).
Melalui penggunaan personalia HR data, berkas ini menyediakan identifikasi tugas karyawan dalam sebuah organisasi, dan tinjauan tentang struktur organisasi.
Karena sistem back-end SAP sudah berisi up-to-date informasi organisasi termasuk pusat biaya personil dan data, berkas ini menghilangkan kebutuhan untuk menyimpan informasi ini dalam sistem yang berbeda untuk digunakan dalam aplikasi lain. Waktu untuk mengakses informasi berkurang, serta kesalahan dan ineffiency untuk menyimpan data di lebih dari satu sistem.
SAP HCM dapat berfungsi sebagai sebuah database tunggal untuk organisasi informasi yang, pada gilirannya, dapat digunakan untuk menganalisa struktur organisasi dan menempatkan karyawan dalam sebuah organisasi.
Informasi tersebut dapat, pada gilirannya, dapat diterapkan untuk tugas atau pusat biaya reorganisasi; pasokan data untuk perangkat lunak pihak ketiga aplikasi seperti Microsoft Outlook dan menyederhanakan mencari karyawan dengan kualifikasi tertentu dalam struktur data dari sebuah organisasi besar.
Layanan dari ES Manajemen Organisasi HCM bundel akan digunakan kembali oleh banyak kumpulan lain. Satu bundel khususnya menggunakan layanan ini adalah Integrasi dari Sistem Informasi ES bundel. Contohnya, bisa memilih salah satu dari daftar dan mendapatkan informasi kontak, seperti nomor ponsel, menggunakan Employee Baca Data Dasar layanan perusahaan.
Layanan seperti Organisasi Tugas Find Centre, Cari Organisasi Pusat Data Dasar oleh Unsur, Baca Organisasi Pusat, dan Cari Karyawan oleh Pusat Organisasi semuanya dapat digunakan untuk membantu memberikan informasi rinci dari sistem back-end HCM.
Untuk memperoleh rincian tentang tim, seperti yang ditunjukkan pada Gambar 2, Duet menampilkan struktur pohon organisasi dalam pane kanan, membangun ini dengan menerapkan Find Manajer oleh Organisasi Pusat layanan perusahaan antara lain. Untuk menampilkan laporan langsung bagi manajer tertentu, Duet memanggil Cari Karyawan oleh Organisational Centre.
Layanan perusahaan lainnya, Cari Pelaporan Line rekan oleh Karyawan dapat digunakan untuk menentukan daftar karyawan yang bekerja pada tingkat yang sama, sesuai dengan struktur pelaporan. Untuk setiap rekan diambil oleh operator, Outlook Kontak akan dibuat pengguna Outlook Kontak Folder.
Sebuah organisasi besar biasanya memiliki fasilitas dimana berbagai departemen di daerah-daerah aman diakses oleh karyawan dengan kunci berkode kartu. Kartu juga membatasi karyawan untuk memasuki daerah lain.
Implementasi SAP ini melibatkan beberapa aktivitas yaitu :
1. Mengitegrasikan aktivitas perusahaan pemrosesan data di dalam ERP sistem terjadi secara cross-functional dengan data yang terhimpun dalam satu sistem sehingga menyebabkan hilangnya batas antar unit atau lokasi dalam organisasi
2. Memberikan kesempatan untuk mengadopsi best practice Paket software standard ERP terdiri dari ribuan atau bahkan lebih best practice dari proses bisnis yang dapat meningkatkan performance dan produktivitas perusahaan bila diimplementasikan
3. Menyediakan informasi secara real-time dan on-line, dimungkinkan dengan terhubungnya semua end-user perusahaan dalam satu sistem informasi secara on-line
4. Memberikan fasilitas komunikasi dan kolaborasi di dalam satu perusahaan ERP memberikan kemampuan kepada user dari berbagai fungsi dan lokasi dalam organisasi untuk berkomunikasi dan kolaborasi dengan adanya proses yang saling berhubungan.
BAB V
SIMPULAN DAN SARAN
V.1. KESIMPULAN
Jika diberi pelatihan secara berkelanjutan, para personnel akan terbiasa menggunakan ERP. Ada beberapa keuntungan yang di dapat perusahaan dengan mengimplementasikan SAP ERP HCM ini, beberapa di antaranya adalah :
1. Mendorong ke arah kemampuan decision-making yang lebih baik dengan parameter yang terukur secara kuantitatif, seperti misalnya penentuan gaji, penambahan & pengurangan personel, percepatan pengolahan laporan dan lain-lain.
2. Meningkatnya efisiensi perusahaan
3. Menghasilkan laporan-laporan akurat yang berkelas dunia
4. mendukung perusahaan untuk mentransformasikan organisasi secara menyeluruh
5. adanya proses yang standar mengurangi potensi konflik
V.2. SARAN
Sebelum mengeluarkan budget untuk pengimplementasian ERP ini, ada baiknya perusahaan berpikir lagi untuk membeli software tersebut, apakah benar-benar sebanding antara hasil yang diterima dengan yang dikeluarkan. Mungkin pengimplementasian ERP ini bisa memakan biaya yang cukup besar maka diperlukan seorang yang jeli untuk menganalisa dengan tepat agar pembelian software itu tidak sia-sia.
